Los gastos de los viajes son uno de los principales factores de coste más relevante para una empresa. Por eso, todas las empresas se esfuerzan por gestionarlos.

Puede que la mayor parte del mundo esté volviendo a la normalidad tras lo peor de la pandemia, pero hay algo que no muestra signos de estabilizarse: el coste de los viajes de negocios.

La pandemia de Covid-19 provocó un descenso del 95% en los viajes de negocios en España, esto supone un gran impacto en la economía del país ya que el turismo de negocios es una gran fuente de ingresos para el estado, y como consecuencia los gastos de los viajes de negocios se han descontrolado mientras las aerolíneas y los hoteles luchan por mantenerse a flote.

Por tanto, actualmente todas las empresas quieren reducir costes en su política de gastos de viajes, y para ayudaros, a continuación, os vamos a explicar los principales motivos por los que se generan estos gastos y como un travel manager puede ayudarte a gestionarlos.   

Principales causas de los gastos de viajes corporativos

Los viajes de negocio no solo son los billetes de avión. Los gastos más comunes en los viajes corporativos son:

Transporte

En este caso tenemos que plantearnos cuestiones como, ¿Podrán los viajeros utilizar el transporte público para ir del hotel a su destino?, ¿Y un vehículo de alquiler o un taxi privado?

Quizás es mejor recortar costes en el alojamiento, prefiriendo uno que esté en las afueras y sea más barato a uno que esté en el centro y tenga un precio tres veces superior, y así invertir ese dinero en facilitar el transporte a tus empleados. El transporte público puede reducir los gastos de transporte, pero quizás no sea cómodo para tus empleados. Sin embargo, también hay que tener en cuenta la sostenibilidad, algo con lo que las empresas están últimamente muy implicadas.

Alojamiento

Tanto si se trata de un viaje de un día, como de una semana, cualquier empleado que emprenda un viaje de negocios necesitará un lugar donde alojarse. Pero negociar el coste y la comodidad puede ser un campo de minas para cualquiera que planee un viaje de negocios, ahora más que nunca con la subida de precios de alojamientos.

Entonces el precio es un factor importante a tener en cuenta, pero también hay que mirar por la comodidad de los empleados. Es decir, quizás sea más barato que tus empleados se alojen en una habitación compartida, pero esto será menos cómodo para ellos y puede afectar a la rentabilidad del objetivo del viaje.

Alimentación

La comida y bebida es un factor que debe de estar cubierto en todo viaje de negocios. Los costes de esto variarán dependiendo del lugar de destino, por lo que la mejor manera de gestionar estos costes es aplicar una política fija sobre los gastos aceptables.

También hay que tener en cuenta el coste de las cenas de negocios. La creación de redes y contactos es una parte importante de los viajes de negocios, y una cena o unas copas con un posible nuevo cliente o socio pueden reportar beneficios a largo plazo.

¿Cómo un travel manager puede ayudarte a gestionar los gastos de viajes corporativos?

Por lo general la gestión de los viajes de negocios es una tarea complicada, que requiere mucho tiempo, dinero y esfuerzo.

El aspecto que más suele preocupar a una empresa es el control de gastos del viaje, y esto puede convertirse en una tarea muy complicada si tenemos en cuenta todos los factores que requiere un viaje de negocios en cada uno de los viajeros en cada viaje.

Por lo tanto, todo este este esfuerzo podría optimizarse gracias a la contratación de un travel manager. Algunas de las ventajas de contratar a un gestor de viajes son:

Reservar con antelación

Siempre que sea posible, lo mejor es reservar los viajes de negocios con la mayor antelación posible para conseguir los precios más bajos. Un buen travel manager le asesorará sobre las mejores opciones para ti, ofreciéndote el mejor precio disponible, así como una serie de opciones/alternativas disponibles.

Política de viajes

Una política de viajes de negocios completa es esencial para reservar eficazmente los viajes corporativos de su empresa. El travel manager debe ser capaz de proporcionar informes sobre el cumplimiento de la política de viajes y las excepciones, junto con los motivos, pero también debe estar abierto a las opiniones de sus viajeros.

Minimizar los errores de gestión

Los errores de gestión en los gastos de viajes corporativos son muy comunes, ya que es muy fácil equivocarse cuando hay tantos factores y detalles a tener en cuenta.

Un travel manager está preparado para este tipo de situaciones y siempre tiene un plan de emergencia para los errores que puedan surgir, garantizando la optimización y rentabilidad de los objetivos del viaje.

Reducir costes en alojamiento y comidas

Un travel manager posee una amplia cartera de hoteles y restaurantes que se adaptarán a las necesidades individuales del viaje de negocios.

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