Organizar un evento empresarial no es algo fácil, requiere de una planificación muy ordenada y estricta que tenga en cuenta todos los detalles y las necesidades de los asistentes, anticiparse a cualquier situación que pueda surgir y rentabilizar el evento lo máximo posible.
Los eventos corporativos son una excelente manera de fomentar la comunidad dentro de la organización o con los clientes. Cuando se trata de planificar eventos corporativos, cada empresa es diferente. Como hemos dicho anteriormente este proceso requiere de mucha planificación y por ello hemos elaborado estos consejos para ayudar a aliviar el estrés de la organización de tu próximo evento corporativo.
TOP 6 tips sencillos para organizar un evento de empresa
Antes de planificar un evento de empresa tenemos que tener en cuenta muchos factores. En este apartado os vamos a dejar 6 trucos sencillos que debes aplicar a la hora de planear un planear un evento de empresa:
1. Detalles básicos
Antes de empezar a planificar, tienes que conocer los detalles más importantes. ¿A qué hora del día? ¿Qué fecha? ¿Cuántas personas?
Una vez que conozcas esto, podrás empezar a averiguar el resto.
No se puede planificar un evento sin saber quién, qué, cuándo, dónde y por qué.
2. Define un presupuesto
Esto va a variar en función del tipo de empresa que tengas y del evento que quieras realizar.
Elaborar un presupuesto para eventos es un proceso continuo y los gastos corporativos son numerosos. Lo mejor es empezar con una estimación, hazlo antes de solicitar presupuestos. De este modo, puedes ver inmediatamente si estás trabajando de forma realista antes de comenzar a planificar el evento y perder el tiempo.
Es aconsejable que dejes una pequeña parte para imprevistos, porque estos son muy comunes. Por ejemplo, si tienes un presupuesto de 20.000€, intenta dejar 5.000€ para cualquier cosa que pueda surgir.
3. Crea un timing y deadlines
Todos los planes necesitan de una organización estructurada, y la mejor forma de hacerlo es a través de un calendario, sobre todo a la hora de organizar un evento. No es necesario que sea mucho más que una serie de plazos a cumplir para que todo funcione a tiempo. Recuerda tener siempre en cuenta los retrasos inesperados, que son muy comunes en este tipo de eventos, como que el lugar de celebración pueda tener una doble reserva, el catering o el artista puede llegar tarde, las imprentas pueden escribir mal el nombre de tu empresa, el transporte…
4. Contrata una Business Travel Agency
Los beneficios de contratar una Business Travel Agency son varios. Puede que el evento sea en las Maldivas o en Cuba, por lo que tendrás que tener muchos factores en cuenta, como los pasaportes, formas de transportarte. Además, estas te ajustarán el presupuesto al máximo y te recomendarán los mejores sitios dependiendo de tus necesidades. En definitiva, te ahorrarán mucho tiempo y esfuerzo que puedes dedicar a otras cosas para que tu evento corporativo sea perfecto.
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5. Anuncia y comercializa tu negocio
Crea un recuerdo, no dejes que tus invitados se olviden de tu evento, tanto antes del mismo como después. Muchas empresas se saltan este paso, pero es muy importante. Envía correos electrónicos recordatorios para asegurarse de que el evento estará en su mente. Haz un grupo si lo ves necesario. Crea una atmósfera de entusiasmo al principio del proceso para que tus invitados estén entusiasmados incluso antes de asistir.
6. Haz que los asistentes disfruten
Trata de que los asistentes se vayan con un buen sabor de boca, para ello proporcionales un poco de entretenimiento. Por ejemplo, si se trata de una conferencia, consiga un buen orador que rompa con la monotonía de las reuniones o si se trata de un cóctel, consiga un DJ o un artista adecuado.
